Utvecklingssamtalet ska ske mellan chef och medarbetare. Det ska klargöra och samtala om:
• företagets verksamhet och mål
• medarbetarens nuvarande och framtida arbetsuppgifter
• medarbetarens behov av stöd och utveckling i arbetet
• medarbetarens möjligheter till kompetensutveckling
• arbetssituation och relationer på arbetsplatsen

Det är viktigt att både chef och medarbetare har klart för sig vilka syften samtalen
är tänkta att fylla. Detta förbättrar förutsättningarna för ett givande samtal.
Regelbundna utvecklingssamtal kräver tid av både chef och medarbetare
men fördelarna med samtalet är många. Genom att man systematiserar och håller samtalet
regelbundet blir det ett naturligt inslag i verksamheten och eventuell tveksamhet och
oro inför samtalet minskar. Regelbundheten kan även leda till att de besvärliga samtalen
blir av.

Allmänt

• Samtalet ska behandla frågor som man vanligtvis
  inte tar upp i lunchrummet eller på andra möten.
  Speciellt gäller detta första omgången utvecklingssamtal.
• Försök hellre att komma igång än att gå
  helt enligt ”regelboken”.
• Om målen sätts för högt från början kan det innebära att samtalen inte blir
  vad man förväntat sig. I sin tur kan detta innebära att tron på metoden försvinner.
• Tiden för ett effektivt och bra utvecklingssamtal, 1 – 1 1/2 timme.
• Lägg gärna tiden så att ni har möjlighet att förlänga samtalet om det behövs.

Planering av utvecklingssamtal:

• Tänk igenom hur många samtal det är rimligt att själv hålla.
• Planera när i tiden det är lämpligt att genomföra samtalen.
• Klargör syftet för medarbetaren innan samtalen genomförs.
• Informerar om samtalen i god tid före.
• Kom förberedd: gör en sammanställning över medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden och summera arbetsresultat och skriv ned hur attityden hos medarbetaren varit under perioden. Var inte allt för detaljerad utan välj ut ett antal väsentliga moment eller situationer som speglar resultat och attityd.
  

Medarbetarens ansvar:

• Tänker i genom sin arbetssituation och sina relationer till chefen och arbetskamrater.
• Sammanställer sina arbetsuppgifter.
• Funderar över önskemål av kompetensutveckling.
• Avsätter tillräckligt med tid
• Tar upp frågor av mer långsiktig art.
• Ser samtalet som en möjlighet att utbyta råd och åsikter om arbetet, arbetsprestationer och arbetsresultat, om hur man som individ agerat i en viss bestämd
  situation etc.

Exempel på agenda:

• Vad är bra och vad är mindre bra?
• Vad skulle kunna förbättras och i så fall hur? osv.
• Vilka arbetsuppgifter vill jag ha mer av/mindre
  av?
•  Finns det arbetsuppgifter jag behärskar sämre?
• Kan jag göra något åt det? osv.
• Behöver jag utveckla specifika kunskaper?
• Finns det nya arbetsuppgifter jag skulle vilja ge mig i kast med?

Lön

• Lönen ska vara kopplad till resultat och attityd. Båda parametrarna ska styra löneutvecklingen.

Efterarbete:

• Gör en gemensam utvärdering av samtalet. Säg
  även några ord om nästa samtal för att skapa
  kontinuitet och markera en önskad fortsättning.
  Troligtvis ska vissa åtgärder vidtas.  Gör en handlingsplan med datum för de olika aktiviteterna. Följ upp!!!
• Utvecklingssamtal i grupp
  Det kan finnas skäl att ibland hålla utvecklingssamtal i grupp. Det kan ha fördelar i
  vissa faser av verksamheten, t ex när det gäller att göra tillbakablickar eller resonera om
  förutsättningar, planer och framtida mål. I en grupp med bra arbetsklimat kan samtalen
  även ta upp interna relationer. Detta förutsätter dock att gruppmedlemmarna känner
  varandra så väl att de vågar vara öppna mot varandra men på ett hänsynsfullt sätt